1. Marcas tarea/milestone como "Completada" en tu PM tool
→ Trigger automático en Notion/ClickUp/Motion

2. Sistema calcula monto basado en:
→ Precio fijo acordado, O
→ Horas trackeadas × tarifa, O
→ % del proyecto completado

3. Genera factura automáticamente en QuickBooks/FreshBooks/Wave
→ Incluye: # de factura, descripción del trabajo, monto, términos de pago
→ Aplica impuestos según tu jurisdicción

4. Envía email al cliente con:
→ Factura en PDF adjunta
→ Link de pago (Stripe/PayPal/transferencia)
→ Mensaje personalizado: "Hola [Cliente], completamos [Milestone X]..."

5. Registra en tu dashboard financiero
→ Estado: Pendiente
→ Fecha de envío
→ Fecha de vencimiento (típicamente Net 15 o Net 30)
→ Recordatorios automáticos configurados

Resultado: De completar trabajo a factura enviada en 0 minutos de tu tiempo.
Pro Tip: Factura inmediatamente al completar. Cada día de retraso = 15% más de morosidad.

Día 0: Envío de factura
"Hola [Cliente], adjunto factura #[X] por [Trabajo]. Vence el [Fecha]. ¡Gracias!"

Día 7: Reminder amistoso (1 semana antes de vencimiento)
"Hola [Cliente], recordatorio amistoso: factura #[X] vence el [Fecha]. ¿Todo bien con el pago?"

Día 14: Día de vencimiento
"Hola [Cliente], factura #[X] vence hoy. Si ya procesaste el pago, ignora este mensaje. Si no, ¿puedes confirmar cuándo lo procesarás?"

Día 17: 3 días después de vencimiento (tono más serio)
"Hola [Cliente], factura #[X] está vencida desde hace 3 días. Por favor confirma status del pago. Si hay algún problema, hablemos."

Día 24: 10 días vencida (formal)
"[Cliente], factura #[X] lleva 10 días vencida. Según nuestro contrato, aplicaré [cargo por mora / detención de servicios] si no recibo pago en 48h."

Día 30: 16 días vencida (ultimátum)
"[Cliente], sin respuesta sobre factura #[X] vencida hace 16 días. Si no recibo pago en 72h, procederé con [agencia de cobranza / acción legal]. Por favor contacta urgente."

Automatizable con: FreshBooks, QuickBooks, Bonsai, Harvest
Tasa de éxito: 92% de facturas se pagan antes del Día 17
Key: Progresión gradual de tono. Amistoso → Serio → Formal → Ultimátum

Herramientas recomendadas:

QuickBooks Self-Employed: $20/mes - Categorización automática con IA, mileage tracking, estimación de impuestos

Wave: GRATIS - Excelente para freelancers que inician, categorización básica

FreshBooks: $19/mes - Balance entre features y precio, excelente UX

Pro Tip: Conecta tu cuenta bancaria y tarjeta de crédito. La IA aprende tus patrones y categoriza automáticamente en 2-3 semanas.

Opción 1: Tracking Automático (Recomendado)

• RescueTime: Trackea TODO automáticamente. Sabe en qué apps/sitios trabajas.
• Toggl Track Desktop: Detecta qué proyecto estás trabajando por app/documento.
• Clockify Auto-tracker: Similar a Toggl, plan gratis robusto.

Ventaja: Nunca olvidas empezar timer. Nunca subestimas tiempo.

Opción 2: Tracking Manual con Recordatorios IA

• Usa Toggl, Clockify o Harvest con extensión de navegador
• Configura recordatorio cada 2 horas: "¿Estás trackeando tiempo?"
• Al final del día, IA revisa tu calendar y sugiere entries faltantes

Ventaja: Más control granular sobre qué trackeas.

Workflow ideal:

1. Tracking automático corre 24/7 en background
2. Al final de semana, revisas report de 10 min
3. Asignas bloques de tiempo a clientes/proyectos
4. Sistema genera invoice automáticamente
5. Analizas: ¿En qué gasté tiempo no facturable? ¿Cómo reducirlo?

Mensual

• Ingresos brutos: Total facturado
• Gastos operativos: Herramientas, software, servicios
• Profit neto: Ingresos - Gastos
• Tarifa efectiva por hora: Profit neto / Horas trabajadas
• Cash flow: Dinero que realmente entró vs. que salió

Por Cliente

• Lifetime value: Total generado desde que empezaron
• Profit margin: % de ganancia después de gastos asociados
• Payment speed: Promedio de días para pagar
• Time to value: Horas invertidas vs. pago recibido

Proyecciones (IA-powered)

• Ingresos proyectados próximos 3 meses: Basado en pipeline y tasa de cierre
• Gastos proyectados: Basado en patrones históricos
• Runway: Cuántos meses puedes operar con savings actuales si no entra dinero
• Tax liability: Cuánto deberás en impuestos (reserva trimestral)

Template de Dashboard Financiero: Incluido en recursos del curso (Notion + Google Sheets)

Auto-actualiza con: QuickBooks/FreshBooks API + Zapier/Make

Regla de Oro: Al recibir pago, inmediatamente separa:

25-35% → Cuenta de ahorros para impuestos (depende de país/estado)
10-15% → Savings personales / Emergency fund
50-65% → Tu "sueldo" disponible

Automatización:
Servicios como Stripe, PayPal, Wise permiten auto-transfer a cuentas específicas al recibir pago.

Ejemplo: Cliente paga $5,000
→ $1,500 automáticamente a cuenta de impuestos
→ $500 a savings
→ $3,000 a tu cuenta corriente

Pro Tip: Trabaja con contador que use software cloud (QuickBooks, Xero). Ellos ven tus números en tiempo real y te avisan si te desvías.

Costo típico: $100-300/mes por contador virtual. ROI: Te ahorra 10x ese monto en taxes optimizados.

Actúa como un CFO experto para freelancers. Voy a compartir mis números del mes pasado y necesito análisis + recomendaciones. DATOS DEL MES: Ingresos: - Total facturado: $[X] - Total cobrado: $[Y] (cash received) - Facturas pendientes: $[Z] Gastos: - Software/herramientas: $[A] - Equipo: $[B] - Marketing: $[C] - Servicios profesionales: $[D] - Otros: $[E] - Total gastos: $[F] Tiempo: - Horas facturables: [G] - Horas no facturables (admin, sales): [H] - Total horas trabajadas: [I] Clientes: - Activos este mes: [#] - Nuevos adquiridos: [#] - Perdidos: [#] - Cliente top (más revenue): [Nombre - $X] - Cliente menos rentable: [Nombre - $Y] ANALIZA Y RECOMIENDA: 1. Salud financiera general (1-10 score con justificación) 2. Profit margin real: - Ingresos netos vs. gastos - Tarifa efectiva por hora (después de gastos) - Comparación vs. meses anteriores 3. Banderas rojas: - Gastos que crecieron desproporcionadamente - Clientes con baja rentabilidad (mucho tiempo, poco pago) - Dependencia excesiva de 1-2 clientes 4. Oportunidades identificadas: - Dónde puedo aumentar ingresos - Qué gastos puedo reducir sin afectar calidad - Qué tipos de proyectos priorizar 5. 3 acciones concretas para próximo mes: - Específicas, medibles, accionables - Con impacto estimado en $ Sé directo y honesto. Dame verdades difíciles si las hay.